Dokumenty są jednymi z ważniejszych elementów w każdej firmie. Najczęściej to one stanowią tajemnicę firmy, w związku z czym ważne jest ich odpowiednie przechowywanie. Dla wielu osób idealnym rozwiązaniem jest przechowywanie najważniejszej dokumentacji na dysku komputera, jednak nie wszystkie dokumenty możemy archiwizować w taki sposób i przechowywać jedynie kopię cyfrową.
Przechowywanie papierowych dokumentów
Z uwagi na potrzeby związane z przechowywaniem dokumentów w ich papierowej wersji, zachodzi potrzeba odpowiedniego ich zabezpieczenia przed wieloma różnymi zagrożeniami. Dokumenty papierowe charakteryzują się dość nietrwałą formą. Ich odporność na uszkodzenia związane z oddziaływaniem różnorodnych czynników należy określić jako dość słabą. Zagrożenie stanowi ogień, woda, a także promienie słoneczne, ponieważ druk wystawiony na zbyt długie oddziaływanie silnych promieni słonecznych ulegnie wyblaknięciu i przestanie być w jakimkolwiek stopniu czytelny. Z tego też powodu meble, które tworzone są z myślą o przechowywaniu w ich wnętrzu dokumentów muszą być zrealizowane z materiałów odpornych na oddziaływanie powyższych czynników, ale również muszą uniemożliwiać ingerencję osób trzecich, które nie powinny mieć dostępu do określonych dokumentów. W takich okolicznościach świetnie może sprawdzić się ryglowana metalowa szafa na dokumenty, która realizowana jest przez różnych producentów, dzięki czemu w sprzedaży znajdziemy produkty odznaczające się zróżnicowaną wielkością i wewnętrznym zorganizowaniem. Możemy więc dokonać zakupu szafy z półkami, ale również i takiej, która wyposażona jest w szuflady umożliwiające nam szybkie i bezproblemowe uporządkowanie wszystkich dokumentów. Dzięki temu, kiedy będzie zależało nam na szybkim znalezieniu konkretnego dokumentu, będzie to możliwe i odpowiednio intuicyjne.
Kiedy zdecydujemy się na ryglowaną szafę na dokumenty, bez większego problemu możemy zabezpieczyć ją w taki sposób, by osoby, które nie powinny mieć dostępu do określonych dokumentów nie mogły otworzyć tego mebla. Najczęściej wykorzystuje się do tego celu odpowiednie kłódki – czasami są to standardowe kłódki na klucz, czasami zaś kłódki szyfrowane, gdzie kod dostępu znają tylko osoby, które ze względu na wykonywane zadania są uprawnione do zarządzania dokumentacją.